Das Medium „E-Mail“ hat im Jahr 2026 ein Alter von ca. 55 Jahren erreicht. Wenn die E-Mail eine reale Person im Arbeitsleben wäre, erscheint es sicherlich sinnvoll schrittweise einen Übergabe- und Modernisierungsplan zu entwickeln.
Daher stellen sich die folgenden Fragen:
- Was passiert eigentlich aus Sicht einer Information beim Versand per E-Mail und was hat ein Gartenzaun damit zu tun?
- Warum sollten wir Gartenzäune als Informationshindernisse abreißen und welche Voraussetzungen bestehen?
Was soll der Gartenzaun?
Für die visuelle Unterstützung liegt die folgende Graphik bei. Die Personen A und B wollen gemeinsam ein Projekt bearbeiten; z. B. das Planen einer Feier. Für den Informationsaustausch verwenden sie das Medium E-Mail. Die jeweilige Seite des Zauns beschreibt den PC von Person A bzw. B. Ein Paket symbolisiert eine E-Mail und der Wurf des Paketes über den Gartenzaun den E-Mail-Versand:
Das passiert im Detail:
- Eine Person A verfasst eine E-Mail
→ Paket wird gepackt - Sie versendet die E-Mail an die Person B
→ Paket wird über den Gartenzaun geworfen - Person B empfängt die E-Mail und verfasst eine Antwort
→ es wird eine Paketkopie bei Person B angelegt - Person B versendet die E-Mail an Person A
→ Paket wird über den Gartenzaun geworfen - Person A empfängt die E-Mail und verfasst eine Antwort
→ es wird eine Paketkopie bei Person A angelegt - Person A versendet die E-Mail an Person B
→ Paket wird über den Gartenzaun geworfen - Person B empfängt die E-Mail
→ Paket landet auf der Gartenzaunseite von Person B - Die Personen A und B senden sich weitere E-Mails im Projektverlauf und antworten auf unterschiedliche E-Mails im Postfach
→ auf jeder Gartenzaunseite türmen sich Paketkopien auf; der Überblick fällt zunehmend schwer - Person C soll in das Projekt eingebunden werden und stellt die einfache Frage: Welchen letzten Sachstand hat das Projekt?
→ die Pakettürme auf jeder Seite des Gartenzauns müssen durchsucht werden: mehrere Pakete mit einem zeitnahen Versandstempel werden an Person C gesendet. Bei Person C entsteht ein weiterer Paketturm.
Zwischenfazit:
- Der stetige Versand von Informationen per E-Mail und das Antworten darauf führt zu jeder Menge redundanter Informationen. Jeder E-Mail-Versand führt zum Kopieren von Informationen.
→ verschwendete Ressourcen, da kein Mehrwert vorhanden ist - Wenn Person C adäquat in das Projekt eingebunden werden soll, müssen sich Person A und B mit der Sammlung aktueller Informationen in Ihren E-Mail-Postfächern beschäftigten.
→ verschwendete Ressourcen, da die Recherche viel Zeit kostet
Eine Welt ohne Gartenzäune?
Dazu folgendes Bild:
Anstatt Paketkopien über den Gartenzaun zu werfen setzen sich Person A und B gemeinsam an ein Paket, öffnen es und schauen hinein: der aktuelle Inhalt des Pakets stellt den aktuellen Zustand des Projektes dar. Beide Personen schauen immer auf die aktuelle und damit gleiche Information. Eine Veränderung des Paketinhalts ist durch jede Person jederzeit möglich. Es können auch Spielregeln vereinbart werden, welche Veränderungen erlaubt sind.
Nun soll Person C in das Projekt eingebunden werden: sie setzt sich einfach dazu und schaut in das Paket. Sie kann den aktuellen Projektstand direkt ablesen und ebenfalls Veränderungen im Projekt bewirken.
Voraussetzungen:
Damit alle Personen gemeinschaftlich auf den Projektinhalt schauen können, müssen eine technische und eine psychologische Schwelle überschritten werden:
- Einrichtung eines Kollaborationswerkzeuges damit alle Personen zu jeder Zeit auf den gleichen Projektinhalt schauen und ihn verändern können. Dazu ist ein Rollen- und Rechtekonzept notwendig.
- Einrichtung einer offenen, wertschätzenden Kommunikation bei allen Personen, sodass eine psychologische Sicherheit bei Veränderungen/Äußerungen gegeben ist.
Fazit:
Das Abreißen von Informationshindernissen, wie hier der Gartenzaun, spart Ressourcen. Diese frei gewordenen Ressourcen können für den Projektfortschritt genutzt werden. Das Projektziel wird dadurch schneller erreicht und alle involvierten Personen besitzen den gleichen Informationsstand. Durch diese Stufe der Beteiligung kann die Akzeptanz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen gesteigert werden.